英文函电书写基本原则

一、Courtesy礼貌

语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.

二、Consideration体谅

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：
"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon’tbeabletosendyouthebrochurethismonth."要好。

三、Completeness完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity清楚

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此处bimonthly有歧义：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

（二）注意词语所放的位置：

例如：
1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

例如：
1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.
2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.

五、Conciseness简洁

（一）避免废话连篇：

例如：
1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：Weappreciateyourletter...
2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:Weenclosetwocopiesof...

（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith----->enclosed
atthistime----->now
duetothefactthat----->because
adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000

六、Concreteness具体

七、Correctness正确