英文电子邮件写作技巧

一、文法上

1、切忌主客不分或模糊

例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”

应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We决定呀,不是report.)

2、句子不要凌碎

例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起.

3、结构对称,令人容易理解.

例子:Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.

应改为:Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.

例如:Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.

5.动词主词要呼应.想想这两个分别:

1）.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2）.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.

7.标点要准确.

例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.

改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

8.选词正确.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

9.拼字正确.有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.

10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人

例如:MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.
二、写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,D.D.SPhD.Dr.HowardE.Hyatt

2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。女人呢?用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齐呢?弄清楚称呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray

4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations

但这个就显得有点。。。:

KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

正确应为:

KenGreen／VicePresident,UnicomChina

5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.

6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.

7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

127NinthAvenue,North

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

556-91Street