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随着对外开放的日益扩大，国内各地区、各行业都热心于同海外的交流，特别是外向型的地区、企业，为扩大同海外的贸易与合作的机支，主动走出国门，参加海外展会或独自在海外举办展览的日多。这是一个可喜的现象。但是喜中有忧，不少参展单位在海外进行的展览，往往历经坎坷，花费巨大，却收效甚微。究其原因，当然有产品、市场、包装、价格、广告和销售网络等多方面的问题，但是，展览不能达到预定的展览目标，却大多出于展览本身的组织实施问题了。经如，事先对展览会调查与市场调查不周，以至展览会选择不当，展览品配置不对，或是运输中对展品造成重大损坏等等。总之，归集于缺乏对海外展览实务的基本知识的经验。为此，本章将介绍关于国内企业如何在海外办展览的基本知识。
第一章海外展览会的选择与参加
从展览分类中可以看到，虽然都名曰：博览会或展览会，但其中大有区别：展览主题题不同，展出者的构成不同，与会者、参观者构成不同，由此所构成的目标市场不同，以及地域展在国的市场情况不同，这就需要企业从中选择最能实现自己展出目标的展览会。如果你为专门推销某类商品寻求经销代理，恐怕参加相应的专业性展览会最适当；如果你要在某国推出本省、本市产品形象，那么，参加博览会并独设一馆会有较大效果；如果你旨在试销某些新产品，则可在展览会上租用少量摊位，带上交易员和产品专家进行面对面的接洽，定会有获。切记一点的是，参加展览不是面向社会大众进行宣传，而是为着实实在在的产品交易，因此，要把选择展览会，当作寻求产品目标市场一样慎重从事。
事前尽可能多地了角展览会资料，是作出正确抉择的可靠保证，这些资料发全面而具体，方能反映出一上展览会的特征与适用性。
参加某一国家地区的展览决定一旦作出，那么，继而还应该注意些什么呢？澳大利亚国际贸易发展中心为此提出了卓有见地的忠告：
1. 展出前确定业务目标。为什么要办展览？是否需要寻找适销市场和新客户？是否想要介绍新产品或提供新的服务项目？是否需要选择代理商或批发商？对办合资企业是否感兴趣？或者通过展览来研究和开发市场。2. 展前要仔细地选择和研究销售市场3. 确定参展商品。要知道，国外客户关心的是最新或质量最好的产品。所以不应展出过时的产品。4. 充分做好展前的各项准备工作。5. 了解展览会的全部具体要求。要清楚地知道展览会的全部规则，展出时间，服务项目以及参展所需办理的手续。6. 应选派熟悉情况可以做主的人赴会。参展人员应该了解公司的销售意图。如果展览的产品是有关技术和仪器设备，还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题。7. 时间安排要宽裕。应提前到会以确保展摊秩序井然，展品状态良好。展览结束良好。展览结束以后，要有时间充分听取意见。8. 应把业务和礼节很好地兼顾起来。要为展摊配备足够人员。9. 要重视广告宣传。展前及展期应该出版有吸引力的商业期刊和报纸。10. 了解当地习俗。参展前要熟悉当地节日假期，市场的季节性及消费者习惯等。11. 选择理想的代理人。12. 寄送产品样本。13. 要报出全部产品的价格，主要是CIF价。当然FOB价和CIF价在国际贸易中都很重要，但一般来说，FOB价用得较少。还要确定交货期。14. 为国外用户提供服务。15. 要用公制标出产品的规格。国际上通用的是公制。所以，出展以前，发准备好产品规格的公制数据。16. 越过语言障碍。最好参展人员也都学会一种外语。17. 关于资信和付款方式。首先，你应了解国外代理人的资信，主可以通过银行进行，也可以从咨询公司得到。你还应该了解有关保险，付款方式等方面的情况。18. 要保护专利权和商示权。如果你已取得专利中商标权，就应该提前与你的专利代理人研究，如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。世界上大多数国家都对专利或商标权给予保护。
需要提一下的是，决定是否参加一个商展，最重要的工作是研究要送展的产品在展览会即将举办的国家或地区有无潜在市场，有没有可能找到销路千万要记住，参加商展的主发目的是为了风吹草动该地区推销产品。如果你已经决定参加商展，你就该着手作以下几项工作了：
① 了解这个商展覆盖的地区有多大？② 同哪些类型的产品一同展览，即展览会是综合性的还是专业性的？③ 如果是国际性贸易展览会，而不是专门的中国产品展览会，那些将要参展的外国公司有哪些？是什么产品参展？④ 展览会预订场地的费用、时间安排如何？⑤ 你的产品若销往该展览举办地区或国家需交纳什么样的税？税会不会太高？⑥ 你的产品的FDB价和CIF价分别是多少？⑦ 出口到该市场，你的价格能否被接受，或是偏高了还是偏低了？（商业上讲[一人钱一分货]，有时产品质量上乘，但若价格偏低，很可能会被怀疑质量不好，所以偏低的价格也可能会影响产品销路。）⑧ 你的产品 否对许多行业有用处？或只对少数二、三个行业有用处？如果产品只是满足几家的特殊需要，最好采取直接卖给他们，没有必要参加大规模的商展。⑨ 如果收到订单，履约有无困难？能否迅速组织到需要的货源？在运输、出口等许多方面是否需要预先作安排。
如果你决定参加商展，但是你的公司不是属于国家批准的有外贸经营权的公司，你就 需要委托一家有权经营外贸的公司，让他们作为你的代理商为你安排产品参展事项以及代办产品出口业务。另外，你还可能通过中国国际贸易促进委员会，这个机构的总会设在北京，在全国各省都设有分会。中国国际贸易促进委员会设有专门的出国展览部，负责组织国内厂家的产品出国参加国际性商品展览会或在国外组织专门的中国产品展览会。
怎样才能把自己的产品拿出来展览呢？这首先需要知道每年都有哪些展览会、博览会、 分别在什么地方举行，都是什么性质的展览。要取得这方面的资料，你可以查阅西德一家分别用英、法、德三种文本出版的《商展及博览会日历》，伦敦博览会资料中心出版有《博览会报告》，此外还有一些贸易、商业期刊飞机场也会随时介绍这方面的情况。日本也出版有一本《日本国际和国家展览会和博览会》，出版期每年六月，十二月，出版者：日本会议局 地址：东京都千代田区町2-10-1东京交通会馆。
第二章 海外展览会的费用事项 在海外举办展览，所需费用中外汇支付是个大头。究竟租用多少摊位恰当，租用多大展馆为宜，采用何种方式进行展出最佳等等，都须慎重考虑，切不可突发"展馆越大越魄"的奇想，要力戒脱离实际需要，背离"投入产出"的效益原则，同时对展览会的费用项目多作具体的了解，比较，并作深入探讨，对外进行巧妙的洽谈，争取较多的服务和较廉的价格。而一旦对外签约，则应守合同，讲信用，不可任意撤约，造成信誉与经济上的损失。 在海外举办展览的方式，大体有下述四种： 一、 租用摊位； 二、 租用整个场馆或部分场馆，自设专馆； 三、 独自举办展览； 举办展览的方式不同，其所需费用的项目与水平也不相同。费用项目和水平，应同展览面积的大小、设施、服务，以及承担的义务相一致。绝对不能脱离这些具体珠条款。而谈论费用的合算与否。而这些，在缔结的合同中都必须一 一注明；对展馆条件的了解，若不能派员实地了解，起码应有详尽的图像文字资料，方可判断是否价有所值。 第三章 展览会的章程与海关对展览品的监管办法 详尽地了解有关展在国的展览章程和展览品的监管办法，是办好展览、取得理想效果的重要条件。一个展览会的章程，对展览各方面的事宜均有明确的规定。如第10次大阪国际博览会的一般规程，包括了下述29个方面： 1、 名称 2、 目的3、 主持单位4、 支持5、 赞助6、 会期7、 会场8、 展出者及展品9、 展览场地的种类及其基本设施10、 展览场地租费11、 展览小间的申请和合同12、 展览小间之申请与合同的取消与失效13、 小间的分配14、 展品搬入与撤出15、 展示16、 实演17、 试销18、 展品的安全保护19、 展览场所的原状恢复20、 供电、电话、供水与排水21、 入场22、 各种经费的负担及结算23、 展览宣传24、 展出者名录25、 事故防止与事故责任26、 照像与临摹27、 会期的变更与中止28、 规则的细则29、 规则程序的变更 为使读者不较实际的了解，特从中选摘八条，都是出展中常要遇到的，介绍于后： 展品：A：展品是展出者生产或经营的制品。B：类似如下的东西禁止展出。武器、枪、刀、剑类，引火，爆发性或放射性危险物，剧毒物，麻药，有可能侵害工业所有权的东西进口或禁止销售品。另外，主办者认为有碍于展览会举办的物品。C：保护工业所有权 有关申请工业所有权以前的发明方案的展品，根据另定的手续，受到特许法第30条3项等的保护（国内）。 试销小间：一小间9平方米（3m×3m）,安排为单排或双排.可在试销小间试销的商品，于新产品及未介绍品等。其细则按另定的试销特别章程办理。 展出：展出者利用所分配的小间，可以设置为取得展品效果所必要的展览设备、装饰、各种标志等。这些设施以离床面高2.70米为限，其细则另定。 实际表演： （1） 展品实际表演，要考虑到对人体、财物的安全与其它展出者是否有影响；（2） 主办者认为有必要时，进行为谋求安全的处理，而限制表演或使其停止。 试销：展出者在所分配的展览小间内，不能把展品或其它物品在展览会期间以转让的条件销售。不过，按有关规定条款可以在特定的场所试销商品。 照像、摄影及临摹： 没有展出者或主办者的同意，不能对展品物进行摄影、临摹、测定取型等。 展品的安全保护：（1） 主办者应由负责的管理人员管理整个展馆，以保证安全。（2） 展品的保护系统由展出者负责。主办者对偷盗、丢失、火灾、操作及在展览场所里发生的其他事故，不赔偿其损失。（3） 展出者对搬进馆内的货物，在运输及展览期间要投保，并请采取适当的保护措施。 展览场所的原状恢复： 展出者在会场内工作时，原则上在展品撤除期间内完全恢复，所谓恢复，并非原样不动，如因在会期内不能进行恢复，而由主办者代办时，其恢复所需之费用由展出者负担。 第四章 展览品的运输、保险与展后处理 ■展览品的运输 如何将展览品安全、准时、经济地运到展在国的展览馆，并复运加国？一般均全权委托外运公司进行（外运公司通常又与其在展地国的运输代理公司合作进行）。按外运公司的要求，展览组织者应提供有关展览品的资料，展览会地址、日期、收件人，以及展览品箱号、唛头、懈装、尺码、毛重、净重、以及总的体积和重量等。 应该提请注意的事项尚有： 一、 抵港时间，最好稍微留有余地，以防港口至展馆途中的意外延误。但抵港时间亦不宜过早，一会增加仓储费用，二会增加展品受损的可能； 二、 展览品使用出口包装，具备集装簟运输条件的，昼使用集装箱运输方式；在散装出运时，尽量在配载时考虑到港后卸货的便捷。 三、 唛头、箱号、装卸运输标志要力求明显，展览道具箱外唛头的拟定，一般以取展在国大写第一个字母，加上展出年，如1988年赴意大利展览，唛头即可定为道具箱外刷制的唛头，及各类村志，通常为：唛头、箱号、体积、重量、吊钓批示符号和防雨、易碎等安全标志。 需要加以说明的几点是： 一、 送海关之一式两份的展览品清单：· 样张；· 分类列出。通常分有展品清册、卖品清册、宣传品清册、展览道具清册；· 文种系展出国文种与展在国文种相对照；· 有些国家要求标明每件展品毛重、净重； 二、 需交验本国出口商品检验局出具的展品与卖品商检证书； 三、 对某些食品、毛皮制品等，尚须出具检疫证书。 ■ 展览品的安全与保险 出国展览品的投保,我国一般在国内投保,投保的项目,一般是火险、水险、盗窃险。 投保的作用，主要是防备万一发生事故和失窃，尚可得到部分的补偿。但补偿永远不会同失去的价值相等，特别供展览、销售的展卖品，推动了就等于失掉了市场时机，其看不见损失是难以追加的。所以，防患于未然是至关紧要的大事。防火处理、防火装置、防盗措施、安全守卫与检查制度，都应完善和健全，并贯串于开箱至装箱的整个展览活动过程。特别是对那些"价值连城"的珠宝、文物之类，更应重点加以保护，力求做到万无一失。 ■ 展卖品的销售方式： 一、 小卖品的销售方式： 小卖品的出售，赚点钱不是主要目的，从展览现场效果看，是为了活跃展览气氛，吸引更多观众；从展览促销角度看，小卖目的，全在于促进展览品的销售和获取大批定单，以价廉物美之印象，博取广大观众对中国某些商品的良好印象，以有纪念意义的小商品，让观众留下对中国展览的记忆。同时，通过卖品出售，亦是实地了解当地消费市场的一次良机。从这最后一点考虑，不论采取何种方式出售卖品，展出者一定要参与进去作些现场考察和交谈。 小卖品出售方式，大体有三种：一、自销，最能取信于观众，但由于工作量过大，故往往将有限的展团力量牵进过多，而常常造成本末倒置，削弹头了展览与成交的工作；二、同当地经销商或代理商合作经营，销售设备和大部分售货员由当地合作者负责，可以大大减轻展览团的工作量；三、将小卖品卖给当地的经销商代理，并在展览近处提供销售场地，是最省事的办法，不过有两点须请注意。第一，为使小卖品更适销对路（包括部分有销售市场的试销品），可邀请代理商来华选购；第二。为使小卖品不因代理商可能的图利心切而推动原旨，事前应与经销代理订立关于销售价案同当地市场价格差价的幅度：通常低于当地市价的10%左右。 二、 展览品的处理 对展览品的处理，一般有这样几种情况： 1、 国内指定不出售的，应原件运回；2、贵重展品，一般可采取个别成交的办法，或寄售的办法。若二者都不成，则需运回；3、中、低档的商品，一般采取折扣包销的办法，在展览中蒙尘、光照失色、吊挂受损之物，折扣较大（商档的商品、艺术品一般不打折扣，有些令人瞩目的精品，相反因展览而身价上升）。4、展览道具类，除了铝合金组装式道具之外，一般不具有重复使用价值的东西，出于运费过大的考虑，大多就地处理或出售，或赠送，或作废物处理。 一个展览会的价值，往往会被为数不多的贵重展品占去一半或大半。所以展品处理的重点实际就在这些贵重展品的出售上，很多展团为此大伤脑筋。而横滨1980年上海工艺美术展览为些提供了良好的经验。在展览开幕之前，将贵重展品做成精致的样本，附上一张开幕请贴，通过当地的赞助机构派人送到当地的一些准买主手中，这就为目标买主的莅临展览、购买展品做了很好的公关宣传工作。结果，销售成绩极佳。
来源：网摘