商务信函中的7个“C”原则

《世界经营者》www.bosslink.com(日期：10-1113:53)

写信的原则（WritingPrinciples）已从原来的3个“C”（Conciseness,Clearness,Courtesy）发展到目前的7个“C”：Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration

实例

DearSirs,

WithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofCopperWireasperyourOfferSheetNo.8/070/02B.PleasegoaheadandapplyforyourExportLicence.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicencewewillopentheL/Cbycable.

信的本文汉译

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8／070／02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

对商业信函的“完整”要求

要求书信的“完整”，理由有三：

1．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；

2．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；

3．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；

4．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（CompleteandEffective）而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：

“Who,What,Where,When及Why(包括How)”

例如在定货的信中，必须明确说明

“需要什么商品”(Whatyouwant)

“何时需要”(Whenyouneedthegoods)

“货物发到何地何人收”(toWhomandWherethegoodstobesent)

“如何付款”(Howpaymentwillbemande)

如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么”(Why)